La reingeniería de procesos es un concepto que ha venido tomando cada vez mayor importancia en el ámbito empresarial. De esta, puede decirse en esencia, que se trata de una metodología orientada al análisis y optimización de los procesos existentes en una organización, con el objetivo de mejorar la eficiencia y la eficacia de los mismos.
Como se mencionó anteriormente, la reingeniería implica entonces tomar las entradas y salidas de un proceso, ignorando en un principio cómo se realiza el mismo y centrándose en aquello que se desea obtener como resultado. Esto entonces significa que se debe llevar a cabo un análisis del proceso desde una perspectiva global, identificando en este paso aquellas actividades que aportan valor y aquellas que no lo hacen.
Considerando entonces el enfoque mencionado previamente, podría decirse que la reingeniería no se trata simplemente de ajustar un proceso existente, sino de reconstruirlo en algunas ocasiones de una manera radicalmente diferente, aunque para esto ultimo, sea necesario olvidar por completo lo desarrollado y construir una estrategia nueva que permita optimizar el proceso en su totalidad.
Es así entonces como uno de los principios fundamentales de la reingeniería es la regla del 80/20 mas conocida como la ley de Pareto, esta regla establece que el 80% de las consecuencias se obtienen a partir del 20% de las causas; esto implica, que en un proceso de reingenieria se deben identificar cuáles son las actividades que aportan mayor valor al proceso y enfocarse en ellas, eliminando aquellas que no son necesarias.
Cuando aplicar la Reingenieria?
La reingeniería puede ser aplicada a diferentes tipos de procesos, desde aquellos considerados los más simples por su relativa baja complejidad hasta los de mayor. llevando a cabo una serie de pasos para optimizarlo, esta secuencia de pasos puede ser llevada a cabo de manera secuencial por medio del siguiente algoritmo:
Identificación del proceso a optimizar: Se debe seleccionar un proceso que sea crítico para el funcionamiento de la organización.
Definición de los objetivos de la reingeniería: Se deben establecer claramente los objetivos que se desean alcanzar con la reingeniería del proceso.
Análisis del proceso existente: Se debe realizar un análisis exhaustivo del proceso actual, identificando sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Diseño del proceso rediseñado: Se debe diseñar un nuevo proceso que cumpla con los objetivos definidos en el paso 2. Este proceso debe ser radicalmente diferente al proceso existente.
Implementación del proceso rediseñado: Se debe implementar el nuevo proceso y se deben realizar los ajustes necesarios.
Evaluación del proceso rediseñado: Se debe realizar una evaluación del nuevo proceso para medir su eficacia y eficiencia. Si se detectan problemas, se deben hacer los ajustes necesarios.
Establecimiento de los controles necesarios: Se deben establecer los controles necesarios para asegurar que el nuevo proceso se mantenga en el tiempo y se siga mejorando.
Es importante destacar realizar reingenieria de procesos no se trata de una solución mágica que resolverá de manera instantánea todos los problemas de la organización. Sin embargo, si se aplica correctamente, puede generar importantes mejoras en la eficiencia y eficacia de los procesos, lo que se traducirá en una ventaja competitiva para la empresa; adicionalmente, como resultado extra también puede ayudar a identificar áreas de la organización que requieren mejoras en otros aspectos, como la estructura organizativa o la cultura empresarial. Por lo tanto, la optimización no solo se enfoca en mejorar los procesos, sino que también puede tener un impacto positivo en la organización en su totalidad.
A modo de conclusión, puede decirse que la reingeniería de procesos es una metodología orientada a optimizar los procesos existentes en una organización, reconstruyéndolos de una manera radicalmente diferente. Bajo esta metodología se enfoca en la identificación de aquellas actividades que aportan mayor valor al proceso y en eliminar aquellas que no son necesarias. Si se aplica correctamente, el resultado a corto, mediano y largo plazo puede traducirse en importantes mejoras en la eficiencia y eficacia de los procesos, lo que podría traducirse en el establecimiento o fortalecimiento de una ventaja competitiva para la empresa.
